Thứ Hai, 24 tháng 11, 2014

GIẢI PHÁP HIỆU QUẢ: Tiết giảm lãng phí trong doanh nghiệp bằng Sáng tạo & Quản trị

Mời tham gia cộng đồng GỌI VỐN VÀ VỰC DẬY DOANH NGHIỆP KHÓ KHĂN tại: tinyurl.com/kueobo4

Trong vũ trụ này, đàn ông là sinh vật chịu nhiều đớn đau về mặt thể xác lẫn tâm hồn lúc tuổi già. Nguyên nhân là do quý ông thường lãng phí vô độ nguồn lực của mình khi còn trai tráng. Trong men say chiến thắng của kẻ chinh phục, quý ông cứ ngỡ nguồn lực của mình như con suối tuôn trào bất tận thiên thu. Nào ngờ, chính sự lãng phí đó đã làm cho con suối trở nên cạn khô để rồi tiếng bấc, tiếng chì thốt lên từ những cánh đồng khi xưa được tưới nước mỗi ngày. Ơn trời! Điều an ủi duy nhất của quý ông là cánh đồng ấy cũng bị sa mạc hóa.
Suy ngẫm về lãng phí. (ảnh: nguồn internet)
Một trong những yếu tố quan trọng dẫn đến cái chết của doanh nghiệp đó là sự lãng phí. Quản trị kém, không tiết kiệm làm cho doanh nghiệp tích lũy kém và khi gặp khó khăn dễ bị suy đến kiệt. Tuy nhiên, chuyện lãng phí chỉ được các  doanh chủ hay nhà điều hành quan tâm khi doanh nghiệp lịm dần vào cơn hấp hối thập tử nhất sinh. Thực tiễn chứng minh rằng, chỉ có thể thực sự cải thiện năng suất, hiệu quả của doanh nghiệp khi song song phát triển và thực hành tốt việc tiết giảm lãng phí. Thực hư thế nào?
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   Làm thế nào để tiết giảm lãng phí trong doanh nghiệp?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Cần thực hiện chu trình 6R theo chuyên gia tư vấn quản trị LTC - Trí Tri group, 6R gồm các bước sau:
-   Bước 1: Review / Xem lại. Bấy lâu nay chẳng ngó ngàng gì đến chuyện lãng phí, nay đắm đuối quá rồi cần phải xem lại thôi.
Suy ngẫm về lãng phí. (ảnh: nguồn internet)
-   Bước 2: Re-think / Nghĩ lại. Đúng là lãng phí rất nhiều nhưng cần phải suy nghĩ để kiến giải nguyên nhân nằm ở đâu và giải pháp như thế nào.
-   Bước 3: Re-discuss / Thảo luận lại. Doanh nghiệp là một hệ thống bao gồm nhiều cá nhân, bộ phận nên cần thảo luận để thống nhất cách thức giải quyết vấn đề.
-   Bước 4: Re-plan / Lập kế hoạch lại. Có nhiều giải pháp mới được đề xuất nên cần lập lại kế hoạch so với trước.
-   Bước 5: Re-communication / Truyền thông lại. Trao đổi lại với những người, bộ phận liên quan để khâu thực thi và đánh giá được hiệu quả.
-   Bước 6: Re-do / Thực hiện lại.
-   Tiết giảm lãng phí cần được xử lý như một quá trình thường xuyên, liên tục chứ không phải chỉ làm một lần rồi thôi. Hãy tham khảo thêm bài viết: 6R: Nghệ thuật liên tục hoàn thiện, không ngừng phát triển (link).
Mô hình 6R. (ảnh: nguồn tritri.org)
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   Thực hiện Bước 1: Review / Xem lại như thế nào trong chuyện cắt giảm lãng phí?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Có nhiều loại lãng phí khác nhau và thường được phân thành các nhóm: 1) Lãng phí do sản xuất dư thừa. 2) Lãng phí do tồn trữ. 3) Lãng phí vận chuyển. 4) Lãng phí do khuyết tật sản phẩm. 5) Lãng phí quá trình. 6) Lãng phí trong hoạt động. 7) Lãng phí về thời gian vô ích. 8) Lãng phí nguồn nhân lực, dùng người không đúng việc, giao việc không đúng người, quản trị năng lực và quá trình không tốt, lãng phí về thời gian.
-   Hãy tham khảo thêm các bài viết: 8 Loại lãng phí cần loại bỏ trong doanh nghiệp (link) và LỤC LỰC: Nghệ thuật giải mã nguồn lực nội tại của doanh nghiệp (link).
1. Lãng phí do sản xuất dư thừa. (ảnh: nguồn internet)


2. Lãng phí do tồn trữ. (ảnh: nguồn internet)


3. Lãng phí vận chuyển và thời gian. (ảnh: nguồn internet)


4. Lãng phí do khuyết tật sản phẩm. (ảnh: nguồn internet)


5. Lãng phí quá trình và lãng phí vô hình. (ảnh: nguồn internet)


6. Lãng phí sai đối tượng trong hoạt động. (ảnh: nguồn internet)


7. Lãng phí thời gian vô ích. (ảnh: nguồn internet)


8. Lãng phí tâm sức và thời gian nguồn nhân lực. (ảnh: nguồn internet)
-   Công việc ở Bước 1 là nhận diện các hình thức lãng phí đang hiện hữu trong doanh nghiệp.
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   Thực hiện Bước 2: Re - think / Nghĩ lại như thế nào trong chuyện cắt giảm lãng phí?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Kiến giải cho được nguyên nhân và đề ra giải pháp đối với mỗi hình thức lãng phí. Tùy theo qui mô và đặc thù của doanh nghiệp mà mức độ lãng phí của mỗi loại hình có thể khác nhau.
Stt
Loại hình lãng phí
Nguyên nhân
Giải pháp
1
Lãng phí do sản xuất dư thừa


2
Lãng phí do tồn trữ


3
Lãng phí vận chuyển


4
Lãng phí do khuyết tật sản phẩm


5
Lãng phí quá trình


6
Lãng phí trong hoạt động


7
Lãng phí thời gian vô ích


8
Lãng phí nguồn nhân lực


Bảng mô tả nguyên nhân - giải pháp (Trí Tri copyright).
-   Ở bước này, yếu tố phương pháp sáng tạo đổi mới đóng vai trò quan trọng. Mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm khác nhau tùy vào vấn đề cần giải quyết. Sau đây minh họa mối liên hệ giữa vấn đề và giải pháp dựa trên phương pháp sáng tạo 5W-1H.
Mối quan hệ giữa vấn đề và giải pháp. (ảnh: nguồn internet)
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   Thực hiện Bước 3: Re - discuss / Thảo luận lại như thế nào trong chuyện cắt giảm lãng phí?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Thảo luận để thống nhất các chỉ tiêu đo lường mức độ tiết giảm lãng phí. Chẳng hạn, sau đây là chỉ tiêu tiết giảm lãng phí trong tháng cô hồn của một trại mộc sản xuất hòm. Hãy tham khảo thêm các bài viết: KPI: Thanh kiếm sắc của Nhà quản trị (link) và KPI: Bùa thần hộ mệnh cho Nhân viên (link).
Stt
Loại hình lãng phí
KPI
Chỉ tiêu (giảm)
1
Lãng phí do sản xuất dư thừa
Nhóm KPI 1
3%
2
Lãng phí do tồn trữ
Nhóm KPI 2
1%
3
Lãng phí vận chuyển
Nhóm KPI 3
5%
4
Lãng phí do khuyết tật sản phẩm
Nhóm KPI 4
2%
5
Lãng phí quá trình
Nhóm KPI 5
5%
6
Lãng phí trong hoạt động
Nhóm KPI 6
4%
7
Lãng phí thời gian vô ích
Nhóm KPI 7
1%
8
Lãng phí nguồn nhân lực
Nhóm KPI 8
9%
9
Lãng phí thời giàn
Nhóm KPI 9
10%
KPI quản trị lãng phí (Trí Tri Copyright).
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   Thực hiện Bước 4: Re - plan / Lập lại kế hoạch như thế nào trong chuyện cắt giảm lãng phí?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Lập lại kế hoạch trong đó có tính đến việc thực thi các giải pháp tiết giảm lãng phí.
Suy ngẫm về Re - plan. (ảnh: nguồn internet)
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   Thực hiện Bước 5: Re - communication / Truyền thông lại như thế nào trong chuyện này?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Truyền thông lại đến các cá nhân, bộ phận liên quan để biết mà phối hợp thực hiện kế hoạch trong điều kiện mới.
Suy ngẫm về Re - communication. (ảnh: nguồn internet)
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   Thực hiện Bước 6: Re - do / Thực hiện lại như thế nào trong chuyện cắt giảm lãng phí?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Thực thi kế hoạch mới!
Suy ngẫm về Re - do. (ảnh: nguồn internet)
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   Tôi thấy có những bất an trong thực hiện tiết giảm lãng phí. Thứ 1, khi giải quyết vấn đề này sẽ xì ra vấn đề khác!
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Từ khi tiếp cận với hệ thống quản trị của Trí Tri group, tôi được biết điều hiển hiên ít ai chịu để ý rằng: “Bản chất của cuộc sống là luôn có vấn đề, vấn đề nào cũng có giải pháp, dù giải pháp nào cũng có vấn đề”. Thế nhưng, nếu chúng ta có “Triết lý đúng, Phương pháp phù hợp, Công cụ hiệu quả thì chúng ta sẽ luôn chủ động dự báo trước được các vấn đề phát sinh. Từ đó sẽ chuẩn bị trước các giải pháp chủ động giải quyết mọi vấn đề bằng các giải pháp sáng tạo, thực tiễn, phù hợp để dẫn dắt thành công”.
-   Nói cho cùng, doanh nhân và doanh nghiệp sinh tồn trong cõi vấn đề và giải pháp. Vậy cái cần là nhận thức để thích ứng thay đổi, chủ động sáng tạo, sao cho năng suất, hiệu quả ngày càng tốt hơn và dẫn dắt thành công. Hãy tham khảo thêm bài viết: Con tạo xoay vần giữa Vấn đề và Giải pháp (link).
Suy ngẫm về lãng phí thời gian. (ảnh: nguồn internet)
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   Thứ 2, tôi bất an không biết thực hiện đến bao giờ mới đạt đến cõi niết bàn trong tiết giảm lãng phí?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Không nhất thiết đạt đến cõi niết bàn trong tiết giảm lãng phí vì khoảnh khắc ấy tồn tại rất ngắn dưới tác động của sự thay đổi nội lực bên trong và bối cảnh kinh doanh bên ngoài. Hãy tham khảo thêm bài viết: TAM CẤP: Nghệ thuật thích ứng với sự thay đổi (link).
Suy ngẫm về lãng phí bởi nhận thức. (ảnh: nguồn internet)
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   Thứ 3, tôi bất an nhân viên có rút ra được bài học trong tiết giảm lãng phí?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Những tri thức rút ra được trong quá trình hành động thực tiễn sẽ có giá trị lớn hơn nhiều so với lý thuyết suông. Các phương pháp và công cụ có tính hệ thống, đơn giản, dễ hiểu dễ nhớ của Trí Tri group rất đắc dụng trong công tác quản trị và sáng tạo, do đó trong quá trình thực hiện tiết giảm lãng phí sẽ chủ động gợi mở vô số ý tưởng, giải pháp để việc tiết giảm ngày càng hiệu quả hơn nữa. Hãy tham khảo thêm bài viết: TAM NGHIỆM: Nghệ thuật vắt ra tri thức từ thông tin (link).
Suy ngẫm về lãng phí. (ảnh: nguồn internet)
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   Cuối cùng, tôi bất an nhân viên và quản lý cấp trung chắc gì đã ủng hộ tiết giảm lãng phí?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Đúng vậy, ý tưởng và chiến lược là cần thiết nhưng chưa đủ, cần kế hoạch và hành động nữa. 

Câu hỏi gợi mở sáng tạo:
1.    Đề xuất 101 ý tưởng tiết giảm lãng phí do sản xuất dư thừa.
2.    Đề xuất 101 ý tưởng tiết giảm lãng phí do tồn trữ.
3.    Đề xuất 101 ý tưởng tiết giảm lãng phí do vận chuyển.
4.    Đề xuất 101 ý tưởng tiết giảm lãng phí do khuyết tật sản phẩm.
5.    Đề xuất 1.001 ý tưởng tiết giảm lãng phí quá trình.
6.    Đề xuất 1.000.001 ý tưởng tiết giảm lãng phí về thời gian vô ích.
7.    Đề xuất 1.000.000.001 ý tưởng tiết giảm lãng phí nguồn nhân lực.

Trần Ngọc Truyền & Lý Trường Chiến
_________________________________________________________

Mời tham gia cộng đồng GỌI VỐN VÀ VỰC DẬY DOANH NGHIỆP KHÓ KHĂN tại: tinyurl.com/kueobo4