Thứ Sáu, 21 tháng 11, 2014

QUẢN TRỊ: KPI - Bùa thần hộ mệnh cho Nhân viên

Mời tham gia cộng đồng GỌI VỐN VÀ VỰC DẬY DOANH NGHIỆP KHÓ KHĂN tại: tinyurl.com/kueobo4

Nhiệm vụ tối thượng của Nhà quản trị là khai thác hiệu quả các nguồn lực một cách sáng tạo để tạo ra giá trị gia tăng mà hình thức phổ quát nhất là lợi nhuận. Vì vậy, khi diện kiến một nàng bò sữa kiều diễm đến mấy, các Nhà quản trị chẳng bao giờ ngó ngàng đến vòng 1, 2, 3 hay dòng sữa mà chỉ quan tâm đến dòng... tiền sẽ được chu chuyển trên thị trường từ thân thể nàng. Như một công cụ quản trị, các Nhà quản trị đặt ra các KPI để đo lường hiệu năng của nàng.
Suy ngẫm về KPI trong quản trị. (ảnh: nguồn internet)
Với một nàng bò đã là vậy, huống chi khi Nhà quản trị cầm cương một doanh nghiệp, nhất là trong thời đại mọi thứ thay đổi nhanh, nhiều và mạnh mẽ như hiện nay. Để quản trị hiệu quả các nguồn lực, Nhà quản trị cần và phải xây dựng một hệ thống KPI phù hợp với qui mô và đặc thù của doanh nghiệp của mình. Điều hành doanh nghiệp mà không có KPI chẳng khác chi cưỡi ngựa mù lại không có dây cương. Kết cục sẽ là vào đêm trăng sáng vằng vặc, người ngựa cùng phi xuống ao sâu hay vực thẳm. Thực hư thế nào?
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   Doanh nghiệp của tôi đang yên đang lành, liệu có cần phải xây dựng hệ thống KPI?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Trên quan điểm y thuật, chi 1 đồng cho y tế dự phòng sẽ tiết kiệm được trên 25 đồng trong y tế điều trị. Thế nhưng, không ít bệnh nhân khi được khiêng đến bệnh viện thì đã kề cận cửa tử vì không lo phòng bệnh và đã phải ra đi trong sự đau đớn của mình và gia đình dù tốn kém rất nhiều. Doanh thuật cũng không khác y thuật là bao!
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   Hệ thống KPI của doanh nghiệp tròn méo ra sao?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Có nhiều cách nhìn khác nhau về hệ thống KPI của doanh nghiệp tùy theo mục tiêu, đối tượng và giai đoạn phát triển. Tuy nhiên, có thể chia hệ thống KPI thành 3 nhóm chính như sau:
-   Nhóm 1: Các KPI áp dụng cho cá nhân. Chẳng hạn, cho nhân viên, cai trưởng, Sếp, cổ đông, nhà đầu tư tiềm năng,... Đây là nhóm KPI quan trọng bậc nhất vì hiệu năng của con người biến thiên rất lớn. Lúc vui thì cày như trâu còn khi thất tình thì vật vã như điên. Thậm chí, ngay cả khi say xỉn thì nói những điều chỉ thật lòng cỡ 60%. Thực tiễn chứng tỏ rằng, trong mọi trường hợp từ tình trường cho đến thị trường, không có nguồn lực nào làm cho Nhà quản trị hạnh phúc hơn và đớn đau bằng từ nguồn lực con người.
KPI cho cá nhân. (ảnh: nguồn internet)
-   Nhóm 2: Các KPI áp dụng cho bộ phận. Chẳng hạn, cho tổ, đội, phòng, ban và cao nhất là doanh nghiệp. Về mặt vật lý, teamwork là phép cộng của những con người nhưng KPI của teamwork không hẳn là phép cộng KPI của các thành viên. Thế gian xô bồ không chỉ bởi từng con người mà còn bởi mối quan hệ giữa những con người với nhau. Xã hội phát triển phải vừa có tính phong phú đa dạng lại vừa có tính hợp tác tích hợp của các cá nhân giàu sáng tạo mà sẵn sàng thích nghi, kết hợp.
KPI cho teamwork. (ảnh: nguồn internet)
-   Nhóm 3: Các KPI áp dụng cho phương diện hoạt động. Chẳng hạn, cho marketing, nhân sự, sản xuất, kế toán, nghiên cứu phát triển, tuyển dụng, đầu tư,... Cổ đông thì quan tâm nhiều đến KPI tỉ suất (lợi nhuận ròng) trên (vốn sở hữu). Người lao động thì quan tâm đến các KPI lương, thưởng, phụ cấp. Cai trưởng phòng sản xuất thì quan tâm đến KPI tỉ lệ phế phẩm. Ôi!... vô số kể!
KPI cho các phương diện hoạt động. (ảnh: nguồn internet)
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   Về các phương diện hoạt động cần có những KPI nào?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Tùy theo qui mô và đặc thù của doanh nghiệp mà xây dựng những KPI cần thiết. Sau đây là một số KPI phổ quát (nguồn dẫn: internet).
-   KPI về Quản trị: Chẳng hạn, hoạt động trong cùng lĩnh vực thì sự phát triển chiều rộng, chiều sâu và hiệu quả kinh doanh của các công ty A, B, C, D sẽ khác nhau và tùy theo mục tiêu chiến lược hợp lý mà sẽ đánh giá được không chỉ các KPI chức năng mà quan trọng hơn đánh giá được năng lực quản trị của ban lãnh đạo các công ty này mạnh yếu ra sao, tiềm năng thế nào và so sánh với nhau theo thứ tự gì.
-   KPI về nhân sự. Chẳng hạn, KPI đánh giá về lương, KPI đánh giá về tuyển dụng, KPI đánh giá về an toàn lao động, KPI đánh giá hiệu quả đào tạo, KPI đánh giá hiệu quả công việc, KPI đánh giá hiệu quả giờ làm việc, KPI đánh giá về lòng trung thành, KPI đánh giá hiệu quả năng suất nguồn nhân lực, KPI đánh giá hiệu quả hoạt động cải tiến, KPI về đánh giá nguồn nhân lực,... Hãy tham khảo thêm bài viết: Trở thành người lao động sáng tạo để thăng tiến (link).
Suy ngẫm về phương diện nhân sự. (ảnh: nguồn internet)
-   KPI về marketing. Chẳng hạn, KPI đánh giá hiệu quả quảng cáo, KPI đánh giá hiệu quả khuyến mãi, KPI đánh giá hiệu quả PR, KPI đánh giá hiệu quả internet marketing,...
Suy ngẫm về phương diện marketing. (ảnh: nguồn internet)
-   KPI về bán hàng. Chẳng hạn, KPI đánh giá hiệu quả tiếp xúc qua điện thoại, KPI đánh giá hiệu quả nhân viên kinh doanh, KPI đánh giá hiệu quả cửa hàng, KPI đánh giá hiệu quả chăm sóc khách hàng, KPI đánh giá về lòng trung thành, KPI đánh giá sự phàn nàn khách hàng, KPI đánh giá về thị phần, KPI đánh giá sự thoả mãn khách hàng, KPI đánh giá khách hàng,...
Suy ngẫm về phương diện bán hàng. (ảnh: nguồn internet)
-   KPI về tài chính kế toán. Chẳng hạn, KPI đánh giá khả năng thanh toán, KPI về quản lý nguồn vốn, KPI đánh giá về lợi nhuận, KPI đánh giá hiệu quả đầu tư,...
Suy ngẫm về phương diện tài chính. (ảnh: nguồn internet)
-   KPI về cung ứng. Chẳng hạn, KPI đánh giá về vận chuyển, KPI đánh giá về giao hàng, KPI đánh giá về hoạt động cung ứng khác,...
Suy ngẫm về phương diện cung ứng. (ảnh: nguồn internet)
-   KPI về sản xuất. Chẳng hạn, KPI về sản phẩm lỗi, KPI về quản lý nguyên vật liệu, KPI về quản lý đơn hàng, KPI về năng suất, KPI về bảo trì,...
Suy ngẫm về phương diện sản xuất. (ảnh: nguồn internet)
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   Tôi đang là CEO của một trại hòm, sau khi đưa ra KPI là sản lượng hòm  một nhân viên sản xuất được trong tháng. Vậy nên xác lập chỉ tiêu là 5 hay 10 hay bao nhiêu hòm một tháng là ok nhất?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Đây là vấn đề xác lập chỉ tiêu theo KPI.
-   So với vấn đề định giá bán sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp thì vấn đề xác lập chỉ tiêu KPI dễ hơn nhiều. Định giá doanh nghiệp làm được thì xác lập chỉ tiêu KPI doanh nghiệp cũng sẽ làm được. Sau đây là một số phương án khả dĩ.
-   Thứ 1, dựa trên kinh nghiệm của Nhà quản trị hay Nhà tư vấn để xác lập chỉ tiêu. Tham vấn một chuyên gia cao cấp về sản xuất hòm để có được những lời tư vấn hay, tính toán nhu cầu thị trường theo mùa vụ và hoàn cảnh đối tượng cùng ảnh hưởng môi trường. Hãy tham khảo thêm bài viết: TAM NGHIỆM: Nghệ thuật vắt ra tri thức từ thông tin (link).
-   Thứ 2, tham chiếu các số liệu điều tra của các nhà nghiên cứu thị trường và xã hội học. Chẳng hạn, hàng năm có các bản thống kê mức lương, thưởng của ngành ngân hàng, khi đó các lãnh đạo ngân hàng có thể tham chiếu để ra quyết định.
Tham chiếu trong xác lập chỉ tiêu. (ảnh: nguồn internet)
-   Thứ 3, tham chiếu, chứ đừng copy, thông tin từ đối thủ. Chẳng hạn, các nhân viên mới thường hiến kế cho cấp trên dựa trên thông tin có được từ công ty cũ. Hoặc nẫng được thông tin của đối thủ bằng những cách khác. Hãy tham khảo thêm bài viết: Nhắm mắt tự sướng hay rình người ta chơi? (link).
-   Thứ 4, với những dự án mới, lĩnh vực mới chưa có tiền lệ thì Nhà quản trị cần bóp đầu, bóp trán rồi phán dự báo một chỉ tiêu nào đó được xem là tối ưu trên quan điểm chủ quan rồi điều chỉnh nếu cần trên phương pháp đúng dần sau khi tìm hiểu theo 3 cách trên để có thông tin căn bản. Nếu thấy nhân viên nộp đơn xin nghỉ việc như mưa rào thì (có thể) chỉ tiêu đưa ra quá cao so với khả năng thực hiện hay với thu nhập đầu vào của họ. Còn thấy nhân viên vui như hội thì (có thể) chỉ tiêu đưa ra thấp dưới tiềm năng nhân viên hay quá thấp với thực tế thị trường.
Tính đặc thù trong xác lập chỉ tiêu. (ảnh: nguồn internet)
-   Điều quan trọng không phải là đưa ra chỉ tiêu tròn trĩnh chính xác vào thời điểm ban hành mà là sự liên tục điều chỉnh một cách phù hợp với mục tiêu, đối tượng, hiện trạng và môi trường kinh doanh để thích ứng với sự thay đổi. Hãy tham khảo thêm bài viết: 6R: Nghệ thuật liên tục hoàn thiện, không ngừng phát triển (link).
Tính tương đối trong xác lập chỉ tiêu. (ảnh: nguồn internet)
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   Sau khi xậy dựng xong, KPI được vận dụng như thế nào?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Nói cho cùng, KPI là công cụ để quản trị năng suất, hiệu quả cho nên việc vận dụng KPI theo hướng nâng cao giá trị tạo ra và giảm thiểu chi phí tiêu hao.
Nguyên tắc vận dụng KPI. (ảnh: nguồn tritri.org)
-   Do đó, với mỗi đối tượng cá nhân/đội nhóm/lĩnh vực,... cần quản trị cần có nhóm KPI về giá trị tạo ra và nhóm KPI về chi phí tiêu hao. Chẳng hạn, với nhân viên bán hàng nếu chỉ có KPI về doanh số (mà không có ràng buộc khác) thì vẫn có thể phá nát doanh nghiệp thông qua việc giảm giá bán hay lừa đảo khách hàng về các tính năng không có thật,...
-   Một ví dụ khác, với nhân viên sản xuất nếu chỉ có KPI về sản lượng (mà không có ràng buộc khác) thì vẫn có thể phá nát doanh nghiệp thông qua việc phung phí nguyên vật liệu và tỷ lệ phế phẩm cao,….
Nguyên tắc vận dụng KPI. (ảnh: nguồn internet)
-   Trong nhiều trường hợp ở doanh nghiệp, KPI được triển khai theo kiểu đánh trống bỏ dùi, đầu voi đuôi chuột hay để dìm hàng cá nhân, chơi xấu nhân viên,… nên không chỉ chẳng có ý nghĩa gì trong thực tế mà còn làm cho khái niệm này bị hiểu lệch lạc, dẫn đến mọi người trở nên ngao ngán khi thảo luận hay xác nhận các KPI, trong khi làm tốt KPI thì suy cho cùng đây là ngôn ngữ / công cụ tốt nhất cho cả sếp và nhân viên hiểu nhau, bảo vệ nhau và tranh luận, tranh đấu với nhau vì sự phát triển của cá cá nhân và công ty.
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   KPI là thanh kiếm sắc của Nhà quản trị. Vậy, với Nhân viên, KPI là gì?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   KPI là bùa thần hộ mệnh của Nhân viên! Thật vậy, nhân viên thừa biết rằng năng suất, hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào năng lực của Nhân viên mà còn phụ thuộc vào nguyên vật liệu, công cụ, thiết bị, môi trường làm việc cứng/mềm. Đây là những thứ thuộc về trách nhiệm của Nhà quản trị qua chọn lựa, quyết định và điều hành hệ thống. Hãy tham khảo thêm bài viết: Với nhân viên, độc ác hay nhân từ? (link).
Công cụ cắt tóc Sếp giao. (ảnh: nguồn internet)
-   Chẳng hạn, nguyên vật liệu chất lượng không đồng đều; công cụ, thiết bị cà rịch cà tang mà đòi tỉ lệ hư hỏng bằng 0%. Môi trường cứng (nhiệt độ, độ cao, áp suất, hóa chất, phóng xạ, âm thanh,...) và môi trường mềm (quan tâm, chia sẻ, động viên, thái độ ứng xử, chính sách khi tai nạn, hiếu hỉ,...) chẳng ra gì mà đòi năng suất lên đến… trên trời.
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   Phải chăng KPI sẽ làm cho mối quan hệ giữa Nhà quản trị và Nhân viên đi vào thực chất và hiệu quả hơn?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Đúng vậy! Cuộc chơi chỉ thật sự đúng nghĩa khi một bên có Thanh kiếm sắc và một bên có Tấm khiên chắc là lá Bùa thần hộ mệnh. Hãy tham khảo thêm bài viết: Làm thế nào để Ông đột mà Bà không phá? (link).
-   Tóm lại, kể cả khi đã có mục tiêu mà chưa xây dựng hệ thống KPI thì việc bàn đến quản trị năng suất, hiệu quả là viển vông vì lấy gì để đo lường đối với cả Nhà quản trị lẫn Nhân viên trong quá trình thực hiện mục tiêu? Dù có deadline, nhưng chưa đến line thì đã … dead!
Ai Nhà quản trị, ai Nhân viên? (ảnh: nguồn internet)

Câu hỏi gợi mở sáng tạo:
1.    Đề xuất 1.001 ý tưởng KPI cho mỗi nhân viên trong doanh nghiệp.
2.    Đề xuất 1.001 ý tưởng KPI cho mỗi phòng ban trong doanh nghiệp.
3.    Đề xuất 1.001 ý tưởng KPI cho mỗi sản phẩm của doanh nghiệp.
4.    Đề xuất 1.001 ý tưởng KPI cho mỗi thương hiệu của doanh nghiệp.
5.    Đề xuất 1.001 ý tưởng KPI cho mỗi phương diện hoạt động của doanh nghiệp.

Trần Ngọc Truyền & Lý Trường Chiến
_________________________________________________________

Mời tham gia cộng đồng GỌI VỐN VÀ VỰC DẬY DOANH NGHIỆP KHÓ KHĂN tại: tinyurl.com/kueobo4