Thứ Tư, 19 tháng 11, 2014

QUẢN TRỊ: KPI - Thanh kiếm sắc của Nhà quản trị

Mời tham gia cộng đồng GỌI VỐN VÀ VỰC DẬY DOANH NGHIỆP KHÓ KHĂN tại: tinyurl.com/kueobo4

Trong bóng đêm, nhan sắc trở nên hoàn toàn vô nghĩa, yếu tố duy nhất thực sự quan trọng đó là cân nặng của các quý bà. Khi quá nặng, quý bà làm suy giảm chất lượng tác chiến của quý ông trên cả hai phương diện tâm lý lẫn vật lý. Do đó, các quý bà luôn tìm cách kiểm soát cân nặng của mình để bảo đảm chất lượng tác chiến của quý ông ở mức chấp nhận được. Với cách thức này, quý bà không sống một đời sống bèo dạt mây trôi mà trở thành một Nhà quản trị với mục tiêu là chất lượng tác chiến thông qua kiểm soát chỉ tiêu cân nặng của chính mình.
Suy ngẫm về chỉ tiêu và mục tiêu. (ảnh: nguồn internet)
Trớ trêu thay, có nhiều doanh nhiều không đặt ra các chỉ tiêu để quản trị mục tiêu, thậm chí có doanh nghiệp chẳng đặt ra mục tiêu. Trong bối cảnh này, doanh nghiệp chẳng khác chi một mớ bùi nhùi hỗn độn. Dù chiến lược có hay đến mấy nhưng kế hoạch hành động và khâu thực thi không hiệu quả thì cũng chẳng ăn thua gì. Thực hư thế nào?
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   Xin cho một ví dụ về mối liên hệ giữa chỉ tiêumục tiêu trong quản trị doanh nghiệp?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Phàm là Sếp đều tung hô rằng nhân viên “làm tốt” được thưởng, “làm tệ” bị phạt. Tuy nhiên, Sếp chẳng đưa ra cách xác định thế nào là “làm tốt”, “làm tệ” nên chủ trương thì hay nhưng không có giá trị trong thực tiễn. Tệ hại hơn, một khi lời nói không đi đôi với thực tế sẽ làm xói mòn hình ảnh của Sếp trong mắt bàn dân thiên hạ.
Sự mập mờ trong Quản trị. (ảnh: nguồn internet)
-   Nếu Nhà quản trị đưa ra các chỉ tiêu để đo lường, đánh giá thế nào là “làm tốt”, thế nào là “làm tệ” sẽ hóa giải vấn đề trên một cách minh bạch và có hệ thống. Khi đó, doanh nghiệp sẽ hiệu quả hơn vì mọi người liên quan có chung “ngôn ngữ” để phán xét, khỏi phải lăn tăn. Sau đây là phương án của một trại mộc sản xuất hòm.
Stt
Chỉ tiêu
Tên gọi
Ý nghĩa
Công thức tính
1
M
Sản lượng
Đo lường năng suất lao động.
Số thành phẩm làm được trong tháng.
2
k
Tỉ lệ hỏng
Đo lường mức độ làm hỏng.
(Số phế phẩm) / (Số vật liệu được giao)
Bảng mô tả các chỉ số.
-   Giả sử, Nhà quản trị định nghĩa “làm tốt” = { M > 100; k < 2%}, “làm tệ” = { M < 90; k > 4%}. Sau khi áp dụng cho nhân viên, Nhà quản trị dễ dàng nhận ra thực trạng và nảy ra nhiều giải pháp để cải thiện năng suất/hiệu quả thông qua một số câu hỏi thường gặp như sau:
-   Câu hỏi WHO: Năng suất và tỉ lệ hư hỏng cao nhất/thấp nhất thuộc về ai? Trong quản trị nhân sự, không có gì nguy hiểm hơn chuyện khen nhầm và thưởng nhầm. Cả hai trường hợp đều dẫn đến bi kịch là không tạo ra được động lực thực sự ở nhân viên.
Suy ngẫm về chỉ tiêu và mục tiêu. (ảnh: nguồn internet)
-   Câu hỏi WHAT: Điều gì tạo nên sự khác biệt về năng suất và tỉ lệ hư hỏng giữa các nhân viên? Công cụ, máy móc, tay nghề, thái độ, tư thế, vị trí, sức khỏe, giới tính, cơ chế lương, cá tính, gia cảnh, số mệnh,...
-   Câu hỏi WHEN: Năng suất và tỉ lệ hư hỏng của nhân viên liên quan đến thời gian như thế nào? Thất thường hay ổn định, tính thời vụ, ngày hay đêm,...
-   Câu hỏi WHERE: Năng suất và tỉ lệ hư hỏng của nhân viên liên quan đến vị trí như thế nào? Vị trí nguyên vật liệu, vị trí sản xuất, vị trí giao nhận, vị trí công cụ,...
-   Câu hỏi WHY: Tại sao những điều trên tạo ra sự khác biệt về năng suất và hư hỏng giữa các nhân viên?
-   Câu hỏi HOW: Làm thế nào để nâng cao năng suất, giảm thiểu tỉ lệ hư hỏng trong bối cảnh hiện có của doanh nghiệp? 
Suy ngẫm về chỉ tiêu và mục tiêu. (ảnh: nguồn internet)
-   Khi thiết lập các chỉ tiêu để quản trị mục tiêu, Nhà quản trị mở toang kho công cụ để giúp nhân viên làm việc hiệu quả, nâng cao năng suất của doanh nghiệp. Trong một thế giới mập mờ và hỗn độn, từ suy nghĩ đến hành động, việc đề ra các chỉ tiêu cho phép Nhà quản trị tìm thấy sự ngăn nắp, hài hòa, hiệu quả.
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   Xin cho một ví dụ về mối liên hệ giữa chỉ tiêumục tiêu trong trong đời sống?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Xưa nay, kẻ thù của phụ nữ thường là... phụ nữ khác. Nguyên nhân là do không có một định nghĩa thống nhất về nhan sắc. Có thể nói lịch sử nhân loại là lịch sử cạnh tranh về nhan sắc. Trong đó, đàn ông vừa đóng vai trò hoạt náo viên vừa đóng vai trò nhà tài trợ.
Gái đẹp theo trường phái Picasso. (ảnh: nguồn internet)
-   Đánh giá nhan sắc rất khó nên nữ thần Venus đưa ra phương án chỉ đánh giá vẻ đẹp hình thể thông qua 3 chỉ số V1, V2, V3 lần lượt là vòng ngực, eo, hông. Tất nhiên, không bao gồm y phục lẫn các phụ tùng chèn độn.
Gái đẹp theo trường phái Venus. (ảnh: nguồn internet)
-   Chuẩn hot girl là 90, 60, 90 cm đối với nhóm dân cư vùng ôn đới La Mã vì nữ thần quê ở xứ ấy. Đớn đau thay, một số vùng quê nhiệt đới với hình thể lùn, đèo, đẹt hơn vẫn áp dụng chuẩn này nên việc tìm kiếm mỹ nhân thường đỏ cả hai mắt. Hãy tham khảo thêm bài viết: Bắt chước gương sáng, coi chừng tối thui (link).
Đối tượng
V1
V2
V3
Kết luận
Thúy Kiều
90
60
90
Mỹ nhân
Tú Bà
40
80
120
Dáng lưỡi cày
Hoạn Thư
120
120
120
Dáng ống cống
Bảng vận dụng các chỉ số/chỉ tiêu.
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   Từ chỉ số phiên âm sang tiếng xứ À-mê-ri-cà ra sao?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Đó là Indicator. Do Nhà quản trị chỉ quan tâm đến những yếu tố mang ý nghĩa hiệu năng của thiết bị/cá nhân/đội nhóm/doanh nghiệp nên chỉ xem xét các chỉ số hiệu năng, tức Performance Indicator.
-   Mặt khác, Nhà quản trị chỉ quan tâm các yếu tố hiệu năng mang tính chủ chốt, quan trọng, chính yếu (bỏ qua râu ria) nên chỉ xem xét các chỉ số hiệu năng chủ chốt, tức Key Performance Indicator hay KPI cho gọn.
Suy ngẫm về lựa chọn KPI. (ảnh: nguồn internet)
-   Nếu chọn các KPI không phù hợp với đối tượng cần quản trị sẽ dẫn đến sai lệch trong nhận thức và ra quyết định. Hãy tham khảo thêm bài viết: Anh ơi, đừng như thầy bói sờ voi nhé (link).
Tổng đốc doanh nghiệp:
-   KPI giúp ích gì cho Nhà quản trị?
Nhà Tư vấn Quản trị và Sáng tạo:
-   Thứ 1, KPI giúp định hướng quá trình hành động hướng đến mục tiêu trong công tác quản trị. Đành rằng giữa kế hoạch và thực tế không mấy khi khớp nhau nhưng KPI là công cụ hữu hiệu để dẫn dắt đội ngũ hướng về mục tiêu đã đề ra. KPI đóng vai trò như đèn báo động nhấp nháy mỗi khi bị chệch hướng. Hãy tham khảo thêm bài viết: Đớn đau khi kèn thổi ngược (link).
KPI giúp Định hướng trong quản trị. (ảnh: nguồn internet)
-   Thứ 2, KPI giúp hoạch định trong công tác quản trị. Công cụ KPI giúp Nhà quản trị đánh giá hiệu quả của các nguồn lực được đầu tư theo các kênh khác nhau. Chẳng hạn, cùng một ngân sách nhưng các kênh, giờ, phương tiện quảng cáo, truyền thông khác nhau mang lại doanh số, lợi nhuận khác nhau. Khi đó, Nhà quản trị có cơ sở để ra quyết định hợp lý nên sử dụng ngân sách quảng cáo như thế nào nhằm tối đa hóa kết quả mong muốn.
KPI giúp Hoạch định trong quản trị. (ảnh: nguồn internet)
-   Thứ 3, KPI giúp giao tiếp trong công tác quản trị. Một trong những yếu tố gây năng suất/hiệu quả kém là khâu truyền thông trong doanh nghiệp. Tình trạng “ông nói gà, bà nói vịt” là chuyện thường ngày ở doanh nghiệp nên nếu có KPI sẽ góp phần giảm thiểu tổn thất do sự trật chìa giữa các cá nhân, đội nhóm, tổ chức. Hãy tham khảo thêm bài viết: Làm thế nào để Ông đột mà Bà không phá? (link).
KPI giúp Giao tiếp trong quản trị. (ảnh: nguồn internet)
-   Thứ 4, KPI giúp đánh giá trong công tác quản trị. Có những doanh nghiệp đang chìm vào cơn hấp hối nhưng Nhà quản trị vẫn cứ tưởng khỏe như voi. Có những nhân viên tạo ra giá trị gia tăng âm nhưng Nhà quản trị vẫn cứ ngỡ đang “làm tốt”. Có những dòng sản phẩm không sinh lời nhưng Nhà quản trị cứ ngỡ là con át chủ bài. Với KPI, những nguy cơ này sẽ được nhận diện ngay từ sớm một cách dễ dàng.
KPI giúp Đánh giá trong quản trị. (ảnh: nguồn internet)

Bi kịch khi không có KPI. (ảnh: nguồn internet)

Câu hỏi gợi mở sáng tạo:
1.    Đề xuất 11 ý tưởng KPI cho một thiết bị.
2.    Đề xuất 11 ý tưởng KPI cho một nhân viên sản xuất.
3.    Đề xuất 11 ý tưởng KPI cho một nhân viên kinh doanh.
4.    Đề xuất 11 ý tưởng KPI cho sức khỏe bản thân.
5.    Đề xuất 1.001 ý tưởng KPI cho cuộc tình nồng đượm.

Trần Ngọc Truyền & Lý Trường Chiến
_________________________________________________________

Tư vấn VỰC DẬY DOANH NGHIỆP KHÓ KHĂN chia lợi nhuận: vnmano.com